Ce modèle très simple est proche d'une comptabilité dite "à double entrée". Chaque opération encodée se retrouve dans deux comptes, d'une part résultat, d'autre part tiers. Dans un vrai compta il y en a bien sûr beaucoup plus (financier, clients, fournisseurs, etc). Tout doit toujours être en équilibre, la somme des tiers = la somme des résultats sinon il y a un problème !

Description du modèle de compta

• La première page reprend le résultat :
  • Première colonne : indiquer le libellé des "postes" de dépenses (ex. nourriture, matériel, transport etc.). La liste de ces postes est donnée sous la forme d'une menu déroulant.
  • Deuxième colonne : indiquer pour chaque poste le budget prévu.
  • Troisième colonne : la dépense pour chaque poste
  • Quatrième colonne : ce qu'on peut encore dépenser (ou le dépassement de budget)
  • Cinquième colonne : idem en %
  • La case controle indique si l'encodage que l'on à fait dans la deuxième page est cohérent.
  
  

• La deuxième page reprend les comptes de tiers (terme technique comptable pour indiquer les clients/fournisseurs, ici les participants). A part le budget prévisionnel, c'est ici que ce fait l'encodage des dépenses. On retrouve la case controle. Ici on liste les participants par colonne, pour chaqu'un d'eux on aura deux colonnes : la colonne de gauche reprend le crédit et celle de droite le débit.
  • Première colonne : la date, pour mémoire
  • Deuxième colonne : le libellé: hyper important ! On ne peut y encoder que des libellés définis à l'avance et précis (repris dans les formules de la 3ième col de la 1ière page), c'est grâce à ce libellé que le programme "sait" ou il doit imputer la dépense en première page. Si on indique un libellé inconnu et un montant, la case contrôle passe au rouge. C'est pour cela que ces libellés sont présentés dans un menu déroulant. Le libellé Perso correspond à des comptes entre personnes et hors expé
  • Troisième colonne : déscription, pour mémoire
  • Quatrième colonne : somme des montants dépensés par chaque participants pour cette dépense spécifique.
  • Colonnes suivantes : sous chaque nom on indique ce que chaque participant a décaissé (colonne de gauche) et ce qu'il doit (colonne de droite).
    Par défaut lorsque l'on entre une dépense effectuée par un participant pour l'expé ce montant est divisé par le nombre de participants et reporté au débit de tous les participants. il est toujours possible de modifier ce montant pour des répartition non égales.
    Le participant Passeport Expé ne participe pas à cette répartition des dépenses. Par contre toutes les débits de libellé "Materiel-Location-PE" sont repris au crédit de la colonne Passeport Expé
  
  

• La troisiàme page contient des graphes de synthèse.